Η «δίαιτα» των… e-mail!

Κατακλύζουν τη ζωή και την εργασία μας. Μας «λύνουν τα χέρια», αλλά ροκανίζουν τον χρόνο μας. Τι θα κερδίζαμε αν κάναμε «αποτοξίνωση» από τα e-mail;

Η «ρουφήχτρα» των e-mail καταβροχθίζει τον χρόνο μας και εκτοξεύει το στρες

Σε μια ηλεκτρονική κοινωνία όπου.... η (δια)δικτύωση θεωρείται προσόν, η ισορροπία ανάμεσα στη μόδα, στην υπεραπλούστευση της επικοινωνίας και στον εθισμό σε έναν ψηφιακό κόσμο που δεν κοιμάται ποτέ μπορεί να κρέμεται από μια λεπτή κλωστή. Ποια είναι άραγε τα όρια της «σωστής» χρήσης του Διαδικτύου και ποια εκείνα της κατάχρησης;

Οι πολέμιοι των ιστοσελίδων κοινωνικής δικτύωσης που «ροκανίζουν» αχόρταγα τον ελεύθερο χρόνο μικρών και μεγάλων πολλοί. Ολοένα περισσότερα επιστημονικά στοιχεία ωστόσο αποκαλύπτουν ότι το ίδιο συμβαίνει και στην περίπτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σύμφωνα με τους επιστήμονες, τα επαγγελματικά e-mail αποτελούν στην πραγματικότητα μια ηλεκτρονική «δίνη» που παρασύρει εργαζομένους και προσωπική ζωή. Ολη αυτή η υπερψηφιοποίηση της καθημερινότητας φυσικά δεν θα μπορούσε να μην έχει αντίκτυπο στην ψυχολογία, με το «κυνήγι» της αλληλογραφίας να χτυπάει κόκκινο μέρα-νύχτα. Πώς θα ήταν η ζωή μας άραγε αν κλείναμε έστω και λίγο τους διακόπτες;
Μια ενδιαφέρουσα εμπειρική μελέτη των ερευνητών του τμήματος Πληροφορικής του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνιας στο Ιρβαϊν έκανε ακριβώς αυτό: ενέταξε 13 εργαζομένους στον τομέα της πληροφορικής σε πρόγραμμα «αποτοξίνωσης» από τα email για ένα διάστημα πέντε εργάσιμων ημερών.

Ανεβαίνουν οι παλμοί και το στρες

Οπως διαπίστωσαν οι ειδικοί μέσα από μετρήσεις καρδιακών παλμών και δεικτών παραγωγικότητας, αλλά και από συνεντεύξεις, οι εθελοντές κατά τη διάρκεια της δοκιμασίας και της αποχής από τα e-mail τους ήταν πιο συγκεντρωμένοι στην εργασία τους, μπορούσαν να εκτελούν επιτυχώς παράλληλες δραστηριότητες, ενώ και τα επίπεδα του στρες τους εμφάνισαν σημαντική μείωση συγκριτικά με αυτό που συνέβαινε συνήθως.
Η επικεφαλής της μελέτης και καθηγήτριαΓκλόρια Μαρκ μίλησε στο «Βήμα» για τα νέα ευρήματα ενώ δεν παρέλειψε να παραθέσει τις προσωπικές προτάσεις της για την επίλυση του προβλήματος.

«Υστερα από οκτώ χρόνια μελέτης της ικανότητάς μας να διαχειριζόμαστε πολλές δραστηριότητες ταυτόχρονα (multitasking) κατέληξα στο συμπέρασμα ότι ο πιο επίμονος λόγος συχνής διακοπής της εργασίας μας είναι τελικά τα e-mail» μας λέει η ειδικός. «Το γεγονός ότι τα αποτελέσματά μας δείχνουν πως οι εργαζόμενοι είναι λιγότερο στρεσαρισμένοι όταν δεν χρησιμοποιούν τα e-mail τους αποδεικνύει ότι υπάρχουν τρόποι να αλλάξουμε αυτό που εφαρμόζεται σήμερα στο εργασιακό τοπίο».
«Προκειμένου να μετρήσουμε με ακρίβεια το τι συνέβαινε, χρησιμοποιήσαμε διάφορους αισθητήρες, με τη βοήθεια των οποίων καταφέραμε να καταγράψουμε τα επίπεδα της χρήσης των ηλεκτρονικών υπολογιστών των συμμετεχόντων, τους καρδιακούς τους παλμούς την ώρα που παρέμεναν στη θέση τους, τις κινήσεις τους στους χώρους του γραφείου αλλά και πόσην ώρα διαρκούσαν οι τηλεφωνικές συνομιλίες τους» προσθέτει η δρ Μαρκ.
Σύμφωνα τις μετρήσεις, μακριά από τα email οι εθελοντές ήταν πιο ήρεμοι, καθώς δεν χρειαζόταν να αφήνουν κάθε τόσο αυτό που έκαναν για να ασχοληθούν με κάτι άλλο, με αποτέλεσμα να συγκεντρώνονται περισσότερο στην εργασία τους και να είναι πιο παραγωγικοί σε σχέση με άλλες φορές.

Ζητείται εναλλακτικό μέσο


Θα μπορούσαμε όμως στις μέρες μας να δουλέψουμε χωρίς email; H καθηγήτρια μας απαντά θετικά. «Θα μπορούσε να γίνει αυτό αν αντικαθιστούσαμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με κάποια άλλη μορφή επικοινωνίας. Δεν γνωρίζω τι θα μπορούσε να είναι αυτό, ενδεχομένως κάτι με μεγαλύτερη ταχύτητα, όπως π.χ. η αποστολή άμεσων μηνυμάτων (instant messaging)» μας λέει η δρ Μαρκ.

«Πιστεύω ότι τα email αποτελούν ένα μέσο που αυξάνει τον όγκο εργασίας και που κάποιοι χρησιμοποιούν ως εργαλείο ανάθεσης υποχρεώσεων. Για παράδειγμα, η πεποίθηση ότι πρέπει να απαντήσουμε αστραπιαία σε ένα email που θα λάβουμε αυξάνει αυτομάτως τον όγκο εργασίας μας αλλά και τα επίπεδα του στρες που βιώνουμε. Νομίζω ότι σε επίπεδο φιλτραρίσματος, διαγραφής ή απάντησης απλών μηνυμάτων το email είναι χρήσιμο. Κάτι σαν ένας ψηφιακός βοηθός. Ωστόσο ώσπου να εμφανιστεί ένας πραγματικά καλός “βοηθός”, οι εταιρείες είναι εκείνες που οφείλουν να βρουν μια λύση, γιατί, κακά τα ψέματα, κανένας εργαζόμενος δεν πρόκειται να σταματήσει από δική του πρωτοβουλία να διαχειρίζεται την ηλεκτρονική του αλληλογραφία» καταλήγει η δρ Μαρκ.



ΟΙ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΕΣ ΑΠΟΚΑΛΥΠΤΟΥΝ
Στη «δίνη» του e-ταχυδρομείου



Πρόσφατη δημοσκόπηση που διενήργησε το ινστιτούτο Μακ Κίνζι Γκλόμπαλ της ομώνυμης αμερικανικής εταιρείας συμβούλων έδειξε ότι ένας μέσος εργαζόμενος αφιερώνει στα e-mail περίπου 13 ώρες την εβδομάδα, δηλαδή σχεδόν το 28% του χρόνου που βρίσκεται στο γραφείο. Ποσοστό που ανά έτος αντιστοιχεί σε μια ηλεκτρονική «βουτιά» συνολικής διάρκειας 650 ωρών!

Δεύτερη δημοσκόπηση που πραγματοποίησε η ιστοσελίδα ταξιδιωτικών πληροφοριών TripAdvisor έδειξε ότι σε ποσοστό περίπου 50% οι εργαζόμενοι ελέγχουν τα email τους κατά τη διάρκεια των διακοπών, ενώ άλλοι τόσοι τείνουν να διακόπτουν την ηρεμία τους τηλεφωνώντας στο γραφείο για τη διευθέτηση επαγγελματικών υποθέσεων.

Δημοσκόπηση της ιστοσελίδας πώλησης ηλεκτρικών και ηλεκτρονικών συσκευών Pixmania σε βρετανούς καταναλωτές αποκάλυψε ότι ενώ ο μέσος εργαζόμενος παραμένει στο γραφείο επί 9-10 συνεχείς ώρες, αφιερώνει δύο επιπλέον ώρες στη λήψη-απάντηση e-mail και κλήσεων επαγγελματικής φύσεως. Σχεδόν το 90% των εργαζομένων διαθέτει κινητό νέας γενιάς από το οποίο μπορεί να ελέγχει τα e-mail του και περίπου το 30% πραγματοποιεί τη συγκεκριμένη διαδικασία περισσότερες από 20 φορές την ημέρα.

Στατιστικά στοιχεία που συνέλεξε η διαδικτυακή υπηρεσία κοινωνικής δικτύωσης ΜyLife σε συνεργασία με την αμερικανική εταιρεία έρευνας Harris Interactive δείχνουν ότι άνδρες και γυναίκες διατηρούν κατά μέσον όρο τρεις λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, στην περίπτωση της εισόδου σε τουλάχιστον έναν από αυτούς ημερησίως, τα πρωτεία φαίνεται να κατέχουν οι γυναίκες με ποσοστό που αγγίζει το 83% έναντι του 75% των ανδρών.

Αναγνώστες